Cara Membuat Data Flow Diagram (DFD) yang Mudah Dipahami

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang sangat berguna dalam pemodelan sistem informasi, terutama untuk merancang dan memahami alur data dalam sistem. DFD digunakan untuk memvisualisasikan bagaimana data mengalir dari satu proses ke proses lain dalam sebuah sistem. Dengan mengetahui cara membuat DFD yang baik, Anda bisa mendapatkan gambaran yang jelas tentang bagaimana data diproses dan bagaimana informasi berinteraksi di dalam sistem tersebut.

Artikel ini akan membahas secara lengkap cara membuat Data Flow Diagram yang efektif dan sederhana untuk diterapkan. Kami juga akan memberikan tips agar DFD yang Anda buat mudah dipahami, baik oleh tim pengembang maupun oleh klien.

Apa Itu Data Flow Diagram?

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafis dari alur data dalam suatu sistem. Diagram ini menunjukkan proses-proses yang ada dalam sistem, aliran data di antara proses-proses tersebut, sumber dan tujuan data. DFD memiliki beberapa komponen utama yang perlu dipahami:

1. Entitas Eksternal: Sumber atau penerima data dari sistem yang biasanya berada di luar batas sistem.
2. Proses: Aktivitas atau fungsi yang mengolah data dalam sistem.
3. Aliran Data: Garis yang menunjukkan aliran data antara entitas, proses, atau penyimpanan.
4. Penyimpanan Data: Tempat data disimpan di dalam sistem, misalnya database atau file.

Mengapa DFD Penting dalam Pengembangan Sistem?

Menggunakan DFD membantu pengembang dan pemangku kepentingan untuk:

• Memahami alur informasi secara visual.
• Mengidentifikasi kebutuhan sistem dengan lebih baik.
• Melihat interaksi antarproses dan bagaimana data berpindah dalam sistem.
• Mengidentifikasi potensi perbaikan atau optimasi pada proses bisnis.

Jenis-Jenis DFD

Sebelum memulai proses pembuatan DFD, penting untuk memahami dua jenis utama DFD, yaitu:

1. DFD Kontekstual (Context Diagram):
   • Menyajikan gambaran umum sistem dan interaksinya dengan entitas eksternal.
   • Biasanya hanya menampilkan satu proses utama yang mewakili keseluruhan sistem.
2. DFD Level 1:
   • Menguraikan proses utama menjadi subproses yang lebih rinci.
   • Memungkinkan analisis lebih mendalam tentang bagaimana data mengalir dalam sistem.
3. DFD Level 2 dan seterusnya:
   • Lebih detail lagi, menjabarkan subproses dari level 1.

Langkah-Langkah Cara Membuat Data Flow Diagram

Berikut adalah langkah-langkah cara membuat Data Flow Diagram yang sederhana dan mudah diikuti.

1. Tentukan Proses Utama dalam Sistem

Langkah pertama adalah mengidentifikasi proses utama dari sistem yang akan digambarkan. Misalnya, jika Anda membuat DFD untuk sistem pemesanan tiket online, proses utama bisa berupa:

• Pendaftaran pengguna
• Pemesanan tiket
• Pembayaran

Pastikan Anda telah memahami seluruh proses ini secara garis besar sebelum lanjut ke tahap berikutnya.

2. Identifikasi Entitas Eksternal

Entitas eksternal adalah aktor atau objek di luar sistem yang berinteraksi dengan sistem, seperti pelanggan, pemasok, atau pihak ketiga. Pada contoh sistem pemesanan tiket, entitas eksternal mungkin termasuk:

• Pengguna
• Penyedia tiket (penerbangan, bioskop, atau hotel)
• Bank (untuk proses pembayaran)

3. Tentukan Aliran Data di Antara Entitas Eksternal dan Proses Utama

Setelah mengidentifikasi entitas eksternal dan proses utama, langkah berikutnya adalah menentukan bagaimana data mengalir di antara entitas eksternal dan proses dalam sistem. Untuk memvisualisasikan aliran data, Anda bisa menggunakan panah atau garis untuk menghubungkan entitas dengan proses yang relevan.

Misalnya, dalam sistem pemesanan tiket, aliran data dapat meliputi:

• Pengguna mengirim permintaan pemesanan tiket.
• Sistem menerima permintaan dan memverifikasi ketersediaan.
• Pengguna menerima notifikasi tentang status pemesanan.

4. Tambahkan Penyimpanan Data

Penyimpanan data diperlukan untuk menyimpan informasi yang diperlukan oleh sistem, seperti:

• Database pengguna
• Database pemesanan
• Riwayat transaksi pembayaran

Dalam DFD, penyimpanan data digambarkan sebagai kotak atau persegi panjang dengan garis terbuka di satu sisi. Setiap penyimpanan data diberi label yang sesuai dengan informasi yang disimpan di dalamnya.

5. Menggambar DFD dengan Tool atau Software yang Sesuai

Untuk membuat DFD, Anda bisa menggunakan alat atau software yang banyak tersedia di pasaran, seperti Microsoft Visio, Lucidchart, atau software DFD lainnya. Pastikan DFD yang dibuat rapi dan mudah dipahami.

Berikut beberapa software yang bisa Anda gunakan:

• Microsoft Visio: Menyediakan template yang mudah untuk membuat DFD.
• Lucidchart: Platform online yang mendukung kolaborasi.
• Draw.io: Gratis dan mudah digunakan, dengan fitur yang memadai untuk membuat diagram.

6. Periksa dan Evaluasi DFD yang Telah Dibuat

Pastikan DFD yang telah Anda buat sudah jelas dan tidak memiliki redundansi. Mintalah umpan balik dari tim atau orang lain yang terkait untuk memastikan DFD dapat dipahami dengan mudah.

Contoh Sederhana Data Flow Diagram

Untuk membantu pemahaman, berikut ini adalah contoh sederhana DFD untuk sistem pemesanan tiket:

1. DFD Kontekstual (Context Diagram):
   • Pengguna berinteraksi dengan sistem pemesanan tiket melalui antarmuka.
   • Sistem berinteraksi dengan bank untuk melakukan pembayaran.
2. DFD Level 1:
   • Sistem menerima input dari pengguna untuk pendaftaran.
   • Setelah pendaftaran, pengguna dapat memilih tiket dan melanjutkan ke pembayaran.

Pada DFD kontekstual, hanya terlihat satu proses utama, yaitu “Sistem Pemesanan Tiket,” sementara pada DFD Level 1 terdapat proses yang lebih detail, seperti “Pendaftaran,” “Pemilihan Tiket,” dan “Pembayaran.”

baca juga :

Pendidikan Tahun 2024: Tren, Inovasi, dan Tantangan Terbaru

Tips Membuat Data Flow Diagram yang Efektif

Agar DFD yang Anda buat efektif dan mudah dipahami, perhatikan tips berikut ini:

1. Simpel dan Jelas: Jangan membuat DFD terlalu rumit. Gunakan simbol dan aliran data yang sederhana agar tidak membingungkan.
2. Periksa Konsistensi: Pastikan setiap elemen pada DFD, seperti proses, entitas, aliran data, dan penyimpanan data, saling konsisten.
3. Pilih Nama yang Deskriptif: Gunakan nama yang menggambarkan proses secara akurat sehingga lebih mudah dipahami oleh pengguna.
4. Validasi dengan Stakeholder: Sebelum DFD selesai, mintalah masukan dari stakeholder untuk memastikan DFD memenuhi kebutuhan mereka.

Kesalahan Umum dalam Membuat DFD

Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan DFD dan cara menghindarinya adalah sebagai berikut:

• Menggunakan Simbol yang Tidak Tepat: Pastikan menggunakan simbol yang sesuai untuk entitas, proses, aliran data, dan penyimpanan.
• Mengabaikan Alur Logis: Pastikan alur data berjalan secara logis dari entitas, ke proses, lalu ke penyimpanan data.
• Menampilkan Terlalu Banyak Detail di Level Awal: Jangan menambahkan detail mendalam di DFD kontekstual, gunakan DFD level 1 dan seterusnya untuk perincian lebih lanjut.

Kesimpulan

Membuat Data Flow Diagram yang baik adalah langkah penting dalam pengembangan sistem. Dengan menggunakan DFD, Anda bisa memberikan gambaran aliran data yang jelas dan efektif dalam suatu sistem, sehingga membantu pengembang dan pemangku kepentingan dalam memahami proses yang ada. Mengikuti panduan dan langkah-langkah di atas akan memudahkan Anda dalam membuat DFD yang benar, konsisten, dan efektif.