Apa Itu Purchasing? Pengertian, Fungsi, dan Prosesnya dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis, terutama di sektor perdagangan dan manufaktur, istilah purchasing sering kali muncul sebagai elemen penting dalam operasional perusahaan. Namun, apa itu purchasing sebenarnya? Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang pengertian purchasing, fungsi, hingga prosesnya dalam mendukung kelancaran aktivitas bisnis. Mari kita simak!

Pengertian Purchasing

Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung operasionalnya. Aktivitas ini melibatkan identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi harga, hingga memastikan barang atau jasa diterima sesuai spesifikasi. Dalam bahasa Indonesia, istilah purchasing sering diterjemahkan sebagai “pengadaan.”

Secara umum, tujuan utama purchasing adalah memastikan ketersediaan barang atau jasa yang diperlukan dengan harga yang kompetitif, kualitas yang sesuai, dan waktu pengiriman yang tepat. Oleh karena itu, fungsi ini menjadi sangat strategis dalam pengelolaan rantai pasok (supply chain management).

baca juga : Jengkol: Manfaat, Nutrisi, dan Cara Konsumsi yang Sehat

Fungsi Purchasing dalam Bisnis

Purchasing memiliki peran yang sangat penting dalam menunjang kegiatan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama purchasing:

1. Menjamin Ketersediaan Barang dan Jasa

Salah satu fungsi utama purchasing adalah memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki bahan baku, peralatan, atau jasa yang diperlukan untuk menjalankan operasionalnya tanpa gangguan.

2. Mengelola Anggaran dengan Efisien

Divisi purchasing bertanggung jawab untuk mendapatkan barang dan jasa dengan harga terbaik. Ini membantu perusahaan mengelola anggaran dan memaksimalkan keuntungan.

3. Meningkatkan Hubungan dengan Pemasok

Membangun hubungan baik dengan pemasok adalah aspek penting dalam purchasing. Hubungan yang baik dapat memastikan pengiriman yang tepat waktu, harga yang kompetitif, dan dukungan saat menghadapi masalah.

4. Menjamin Kualitas Produk

Tim purchasing bekerja sama dengan pemasok untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan.

5. Mengurangi Risiko Operasional

Dengan memilih pemasok yang andal dan mengelola kontrak dengan baik, tim purchasing membantu mengurangi risiko terkait pengadaan, seperti keterlambatan pengiriman atau produk yang tidak sesuai spesifikasi.

Proses Purchasing: Langkah-langkah yang Harus Diketahui

Proses purchasing tidak sekadar membeli barang atau jasa. Ada beberapa tahapan penting yang harus dilakukan untuk memastikan kelancaran pengadaan. Berikut adalah langkah-langkah dalam proses purchasing:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam proses purchasing adalah mengidentifikasi apa saja kebutuhan perusahaan. Kebutuhan ini bisa berupa bahan baku, alat produksi, jasa pendukung, atau kebutuhan operasional lainnya.

2. Penentuan Spesifikasi

Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan harus menentukan spesifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan. Spesifikasi ini meliputi jenis produk, kualitas, kuantitas, dan waktu pengiriman.

3. Pencarian dan Evaluasi Pemasok

Selanjutnya, tim purchasing akan mencari pemasok yang sesuai. Proses ini melibatkan evaluasi terhadap reputasi, harga, kapasitas produksi, hingga kemampuan pemasok dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.

4. Negosiasi Kontrak

Setelah memilih pemasok, langkah berikutnya adalah melakukan negosiasi kontrak. Negosiasi ini mencakup harga, ketentuan pengiriman, metode pembayaran, dan hal-hal lain yang relevan.

5. Pemesanan Barang atau Jasa

Setelah kontrak disepakati, perusahaan akan membuat pesanan resmi (purchase order). Pesanan ini berisi rincian kebutuhan, jumlah barang, harga, dan waktu pengiriman.

6. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

Barang yang tiba di perusahaan harus diperiksa untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan. Jika barang tidak sesuai, tim purchasing harus mengajukan komplain kepada pemasok.

7. Pembayaran kepada Pemasok

Setelah barang atau jasa diterima dan sesuai spesifikasi, perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang disepakati.

8. Evaluasi Kinerja Pemasok

Langkah terakhir adalah mengevaluasi kinerja pemasok berdasarkan kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, dan faktor lainnya. Evaluasi ini membantu perusahaan dalam memilih pemasok untuk kebutuhan berikutnya.

baca juga : Mengenal Jurusan Ilmu Komunikasi:Kurikulum, Peluang Kerja, dan Tantangannya

Keuntungan Mengelola Purchasing yang Efektif

Pengelolaan purchasing yang baik memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain:

1. Penghematan Biaya Operasional
   Dengan negosiasi yang tepat, perusahaan dapat mengurangi biaya pembelian dan meningkatkan efisiensi anggaran.
2. Meningkatkan Produktivitas
   Ketersediaan barang atau jasa yang tepat waktu memungkinkan operasional berjalan tanpa hambatan, sehingga produktivitas meningkat.
3. Meminimalkan Risiko Gangguan
   Dengan memilih pemasok yang terpercaya, risiko gangguan dalam proses produksi atau layanan dapat diminimalkan.
4. Mendukung Inovasi Produk
   Kolaborasi dengan pemasok yang kompeten dapat membantu perusahaan mendapatkan bahan atau teknologi terbaru untuk inovasi produk.

Tantangan dalam Purchasing dan Cara Mengatasinya

Meski memiliki peran yang krusial, purchasing juga menghadapi berbagai tantangan, seperti:

• Fluktuasi Harga Pasar: Perubahan harga bahan baku dapat memengaruhi anggaran perusahaan. Solusinya adalah dengan menjalin kontrak jangka panjang dengan pemasok.
• Ketergantungan pada Pemasok Tunggal: Bergantung pada satu pemasok bisa berisiko. Perusahaan harus mencari pemasok alternatif untuk mengurangi risiko.
• Masalah Kualitas Produk: Barang yang tidak sesuai spesifikasi dapat menghambat operasional. Oleh karena itu, pemeriksaan kualitas sangat penting.

Kesimpulan

Purchasing adalah bagian integral dari operasional bisnis yang berfungsi untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Dengan proses yang terstruktur, pengelolaan anggaran yang baik, serta hubungan yang kuat dengan pemasok, purchasing dapat menjadi salah satu kunci keberhasilan bisnis.

Sekarang Anda telah memahami apa itu purchasing, fungsi, serta prosesnya. Apakah perusahaan Anda sudah menerapkan manajemen purchasing yang efektif? Jika belum, ini adalah waktu yang tepat untuk mulai mengoptimalkan proses pengadaan di perusahaan Anda!

penulis : veronika