Cara Membuat Break Room di Zoom: Panduan Lengkap untuk Menciptakan Ruang Istirahat Virtual yang Efektif

Dalam era kerja jarak jauh, penting untuk menciptakan lingkungan yang mendukung kolaborasi dan interaksi antar anggota tim. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan membuat “break room” atau ruang istirahat virtual di platform Zoom. Artikel ini akan membahas cara membuat break room di Zoom yang efektif, serta tips untuk memaksimalkan pengalaman pengguna.

Apa Itu Break Room di Zoom?

Break room di Zoom adalah fitur yang memungkinkan peserta rapat untuk beralih ke ruang terpisah di mana mereka dapat berinteraksi secara informal, berbagi ide, atau sekadar bersantai sejenak dari rapat resmi. Fitur ini sangat berguna untuk meningkatkan konektivitas antar anggota tim, terutama di lingkungan kerja jarak jauh.

Mengapa Anda Harus Membuat Break Room di Zoom?

1. Meningkatkan Kolaborasi: Ruang istirahat virtual memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk berinteraksi di luar agenda formal, yang dapat meningkatkan kolaborasi.
2. Mengurangi Stres: Dengan memberikan ruang bagi karyawan untuk bersantai, Anda dapat membantu mengurangi stres yang sering terjadi akibat pekerjaan.
3. Membangun Hubungan: Break room memungkinkan karyawan untuk mengenal satu sama lain lebih baik, yang dapat memperkuat hubungan tim.

Langkah 1: Persiapkan Akun Zoom Anda

Sebelum membuat break room, pastikan Anda memiliki akun Zoom yang mendukung fitur ini. Fitur break room hanya tersedia untuk akun Pro, Business, atau Education. Jika Anda sudah memiliki akun tersebut, langkah berikutnya adalah memastikan aplikasi Zoom Anda diperbarui ke versi terbaru.

Cara Memeriksa Versi Zoom

1. Buka aplikasi Zoom di perangkat Anda.
2. Klik pada foto profil Anda di sudut kanan atas.
3. Pilih “Check for Updates” untuk memastikan Anda menggunakan versi terbaru.

Langkah 2: Membuat Rapat di Zoom

Setelah memastikan akun Anda siap, langkah selanjutnya adalah membuat rapat. Berikut adalah cara melakukannya:

1. Masuk ke akun Zoom Anda.
2. Klik “Schedule a Meeting” untuk menjadwalkan rapat baru.
3. Isi detail rapat seperti nama, tanggal, waktu, dan durasi.
4. Pastikan untuk mengaktifkan opsi “Breakout Room” pada pengaturan rapat. Ini biasanya terletak di bagian pengaturan lanjutan.

Langkah 3: Menyiapkan Break Room

Setelah Anda menjadwalkan rapat, saatnya untuk menyiapkan break room. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

1. Masuk ke Rapat: Pada waktu yang telah dijadwalkan, masuklah ke rapat menggunakan akun Anda.
2. Mengaktifkan Breakout Rooms:
   • Setelah rapat dimulai, cari tombol “Breakout Rooms” di panel kontrol Zoom.
   • Klik tombol tersebut dan pilih jumlah ruang yang ingin Anda buat. Anda bisa membagi peserta secara otomatis atau manual.
3. Menentukan Jumlah Ruangan: Anda dapat membuat beberapa break room sesuai kebutuhan. Misalnya, jika ada 20 peserta, Anda bisa membuat 4 ruang dengan 5 peserta di setiap ruang.

Baca Juga : Prospek Pendidikan Kimia: Peluang Karier dan Manfaatnya di Masa Depan

Langkah 4: Mengelola Break Room

Setelah break room dibuat, Anda bisa mengelolanya selama rapat. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola break room dengan efektif:

1. Menentukan Waktu: Tetapkan waktu berapa lama peserta akan berada di break room. Anda bisa mengatur timer untuk memberi tahu mereka kapan harus kembali ke rapat utama.
2. Berkomunikasi: Gunakan fitur chat untuk memberi tahu peserta tentang tujuan break room. Anda bisa memberikan instruksi atau tema diskusi yang ingin dibahas.
3. Berkeliling: Sebagai host, Anda dapat masuk dan keluar dari setiap break room untuk memeriksa diskusi yang berlangsung. Ini memberi kesempatan untuk berinteraksi dan memberikan arahan jika diperlukan.

Langkah 5: Menyelesaikan Rapat

Setelah waktu di break room berakhir, Anda bisa mengembalikan semua peserta ke rapat utama. Untuk melakukan ini:

1. Klik tombol “Close All Rooms” untuk mengakhiri sesi break room.
2. Peserta akan diberi tahu untuk kembali ke rapat utama setelah waktu habis.

Tips Memaksimalkan Pengalaman Break Room di Zoom

1. Tentukan Tema: Agar diskusi di break room lebih terarah, tentukan tema atau topik yang akan dibahas. Ini bisa berupa hal-hal ringan seperti hobi atau minat.
2. Buat Kegiatan Interaktif: Pertimbangkan untuk membuat kegiatan interaktif seperti permainan atau kuis sederhana untuk memecah kebekuan.
3. Fasilitasi Diskusi: Jika diperlukan, tunjuk satu atau dua orang untuk memfasilitasi diskusi di setiap break room. Ini bisa membantu menjaga agar percakapan tetap berjalan.
4. Minta Umpan Balik: Setelah sesi break room, mintalah umpan balik dari peserta tentang pengalaman mereka. Ini dapat membantu Anda meningkatkan sesi berikutnya.

Kesimpulan

Membuat break room di Zoom adalah cara yang efektif untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan menyenangkan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat dengan mudah menyiapkan ruang istirahat virtual yang mendukung interaksi antar anggota tim. Ingatlah untuk terus berinovasi dan meningkatkan pengalaman pengguna di setiap sesi. Selamat mencoba!

Penulis : Ni putu keisya