Cara Membuat Chat Otomatis di WA Bisnis untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda

Di era digital yang serba cepat ini, interaksi dengan pelanggan menjadi salah satu kunci utama keberhasilan sebuah bisnis. Salah satu platform yang paling populer untuk berkomunikasi langsung dengan pelanggan adalah WhatsApp. WhatsApp Business atau WA Bisnis memungkinkan bisnis untuk memberikan layanan pelanggan yang cepat dan responsif. Namun, bagaimana jika Anda memiliki banyak pelanggan dan tidak dapat membalas pesan satu per satu? Solusinya adalah dengan menggunakan fitur chat otomatis di WhatsApp Bisnis. Artikel ini akan mengulas secara lengkap tentang cara membuat chat otomatis di WA Bisnis, sehingga Anda dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda.

Mengapa Chat Otomatis di WA Bisnis Penting?

Sebelum membahas cara membuat chat otomatis, penting untuk memahami mengapa fitur ini sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis modern. WhatsApp Bisnis memberikan beberapa fitur canggih yang memungkinkan Anda untuk berinteraksi dengan pelanggan secara lebih mudah dan efisien. Salah satu fitur yang paling bermanfaat adalah pesan otomatis, yang memungkinkan Anda untuk mengatur pesan balasan otomatis ketika pelanggan menghubungi Anda.

Pesan otomatis ini sangat penting karena dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang merasa responnya cepat cenderung lebih puas dan memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk terus berinteraksi dengan bisnis Anda. Selain itu, chat otomatis juga membantu Anda menghemat waktu, karena Anda tidak perlu lagi membalas pesan satu per satu, terutama di luar jam kerja.

Baca juga:Falsafah Pendidikan Guru: Pilar Utama dalam Mewujudkan Pendidikan Berkualitas

Fitur-Fitur Chat Otomatis di WA Bisnis

WhatsApp Bisnis memiliki beberapa fitur chat otomatis yang dapat Anda manfaatkan:

1. Pesan Selamat Datang: Pesan otomatis yang dikirim ketika pelanggan pertama kali menghubungi bisnis Anda.
2. Pesan Absen: Pesan otomatis yang dikirim saat Anda sedang tidak aktif atau di luar jam kerja.
3. Balasan Cepat: Pesan balasan singkat yang dapat diprogram untuk menjawab pertanyaan umum dari pelanggan, seperti harga produk atau jam operasional.
4. Pesan Template: Anda dapat mengirimkan pesan template yang telah disetujui oleh WhatsApp untuk digunakan dalam berbagai situasi, seperti pengingat pembayaran atau pemberitahuan pengiriman.

Cara Membuat Chat Otomatis di WA Bisnis

Sekarang kita akan membahas cara membuat chat otomatis di WA Bisnis secara langkah demi langkah:

1. Mengunduh dan Menginstal WhatsApp Bisnis

Langkah pertama untuk membuat chat otomatis di WA Bisnis adalah mengunduh aplikasi WhatsApp Bisnis. Aplikasi ini tersedia secara gratis di Google Play Store untuk Android dan App Store untuk iOS. Setelah mengunduh dan menginstal aplikasi, buat profil bisnis Anda, lengkap dengan nama bisnis, alamat, dan deskripsi produk atau layanan yang Anda tawarkan.

2. Mengatur Pesan Selamat Datang

Pesan selamat datang adalah pesan pertama yang akan diterima pelanggan ketika mereka pertama kali menghubungi Anda. Untuk mengatur pesan ini:

1. Buka WhatsApp Bisnis.
2. Ketuk Pengaturan di bagian bawah aplikasi.
3. Pilih Alat Bisnis.
4. Pilih Pesan Selamat Datang.
5. Aktifkan opsi Kirim pesan Selamat Datang.
6. Tulis pesan selamat datang yang akan dikirimkan otomatis kepada pelanggan.

Contoh pesan selamat datang yang bisa Anda gunakan:

“Halo, terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]! Kami siap membantu Anda. Silakan pilih layanan yang Anda butuhkan.”

3. Mengatur Pesan Absen

Pesan absen digunakan untuk memberi tahu pelanggan ketika Anda tidak tersedia, misalnya setelah jam kerja atau di hari libur. Berikut cara mengatur pesan absen:

1. Buka WhatsApp Bisnis.
2. Pilih Pengaturan > Alat Bisnis.
3. Pilih Pesan Absen.
4. Aktifkan opsi Kirim Pesan Absen.
5. Tentukan waktu kapan pesan absen akan aktif (misalnya setelah jam 5 sore atau di akhir pekan).
6. Tulis pesan absen, misalnya:

“Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang tidak dapat merespons pesan Anda. Kami akan membalas pesan Anda pada jam kerja berikutnya.”

4. Membuat Balasan Cepat

Balasan cepat sangat berguna untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan. Misalnya, jika banyak pelanggan yang menanyakan harga produk atau status pengiriman, Anda bisa membuat balasan otomatis untuk pertanyaan-pertanyaan tersebut. Berikut cara membuat balasan cepat:

1. Buka WhatsApp Bisnis.
2. Pilih Pengaturan > Alat Bisnis > Balasan Cepat.
3. Ketuk ikon + untuk menambahkan balasan cepat baru.
4. Tentukan kata kunci atau shortcut yang akan memicu balasan cepat tersebut (misalnya, “harga” untuk pertanyaan harga).
5. Tulis balasan yang sesuai dengan pertanyaan pelanggan, seperti:

“Terima kasih atas pertanyaan Anda. Harga produk kami mulai dari Rp X,XXX.”

Baca juga:Falsafah Pendidikan Guru: Pilar Utama dalam Mewujudkan Pendidikan Berkualitas

5. Menggunakan Pesan Template

Jika bisnis Anda memerlukan komunikasi lebih formal atau pengingat kepada pelanggan, Anda bisa menggunakan pesan template. Pesan ini dapat digunakan untuk pengingat pembayaran, konfirmasi pesanan, atau pemberitahuan pengiriman. Untuk menggunakan pesan template:

1. Daftar untuk mendapatkan persetujuan dari WhatsApp.
2. Buat template pesan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
3. Gunakan template ini untuk mengirim pesan kepada pelanggan.

Tips Memaksimalkan Penggunaan Chat Otomatis di WA Bisnis

• Personalisasi Pesan: Meskipun Anda menggunakan pesan otomatis, pastikan pesan Anda tetap terasa personal dan tidak terkesan robotik. Anda bisa menambahkan elemen personal seperti nama pelanggan jika memungkinkan.
• Sesuaikan Waktu: Pastikan Anda mengatur waktu yang tepat untuk mengaktifkan pesan absen. Jangan sampai pelanggan merasa diabaikan.
• Pentingnya Update: Secara berkala, pastikan untuk memperbarui pesan otomatis Anda sesuai dengan perubahan yang terjadi di bisnis Anda, seperti perubahan jam operasional atau promo terbaru.
• Gabungkan dengan Sistem Lain: Gunakan chat otomatis bersama dengan sistem manajemen pelanggan lainnya untuk meningkatkan efisiensi dan pengalaman pelanggan.

Baca juga:Falsafah Pendidikan Guru: Pilar Utama dalam Mewujudkan Pendidikan Berkualitas

Kesimpulan

Menggunakan chat otomatis di WA Bisnis adalah langkah cerdas untuk meningkatkan efisiensi dalam mengelola komunikasi dengan pelanggan. Dengan mengatur pesan selamat datang, pesan absen, balasan cepat, dan template pesan, Anda dapat memastikan pelanggan selalu mendapatkan respons yang cepat dan tepat waktu. Fitur ini tidak hanya membantu Anda menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya dapat berdampak positif pada pertumbuhan bisnis Anda.

penulis:Tiara