Cara Membuat Faktur Pajak Manual: Panduan Praktis dan Mudah

Membuat faktur pajak merupakan salah satu kewajiban yang harus dilakukan oleh setiap Pengusaha Kena Pajak (PKP) di Indonesia. Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual yang terdaftar sebagai PKP saat melakukan transaksi yang dikenai Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Meskipun saat ini Direktorat Jenderal Pajak (DJP) telah menyediakan sistem elektronik untuk pembuatan faktur pajak, banyak pengusaha atau akuntan yang masih mencari cara membuat faktur pajak manual sebagai alternatif atau dalam situasi tertentu.

Bagi yang belum familiar dengan proses ini, artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara membuat faktur pajak manual dengan mudah dan tepat.

Apa Itu Faktur Pajak Manual?

Faktur pajak manual adalah faktur pajak yang dibuat tanpa menggunakan aplikasi elektronik yang disediakan oleh DJP, seperti e-Faktur. Meskipun saat ini sebagian besar faktur pajak dibuat secara digital, faktur pajak manual masih diperbolehkan dalam beberapa situasi tertentu, terutama saat sistem elektronik mengalami kendala.

Faktur pajak manual harus mematuhi ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perpajakan yang berlaku, termasuk format yang harus diikuti. Dalam hal ini, sangat penting bagi PKP untuk memahami bagaimana cara membuat faktur pajak manual yang sah dan sesuai aturan agar tidak dikenai sanksi perpajakan.

Langkah-Langkah Membuat Faktur Pajak Manual

Bagi PKP yang masih menggunakan metode manual, ada beberapa langkah penting yang harus diikuti agar faktur pajak tersebut sah dan sesuai dengan ketentuan peraturan perpajakan. Berikut adalah langkah-langkah praktis yang dapat diikuti:

1. Persiapkan Data yang Dibutuhkan
Sebelum mulai membuat faktur pajak, pastikan Anda sudah menyiapkan data-data penting yang akan dimasukkan ke dalam faktur. Data ini meliputi:

• Identitas penjual (PKP) dan pembeli
• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) kedua belah pihak
• Tanggal transaksi
• Deskripsi barang atau jasa yang diperjualbelikan
• Jumlah PPN yang dikenakan (biasanya 10% dari nilai transaksi)

2. Gunakan Format yang Benar
Faktur pajak manual harus mematuhi format yang telah diatur oleh DJP. Beberapa elemen penting yang harus ada dalam faktur pajak manual antara lain:

• Nomor urut faktur pajak
• Nama, alamat, dan NPWP penjual
• Nama, alamat, dan NPWP pembeli
• Jenis barang atau jasa yang diperjualbelikan
• Harga jual sebelum PPN
• Tarif dan jumlah PPN
• Total harga setelah dikenakan PPN
• Tanggal pembuatan faktur pajak
• Tanda tangan atau stempel penjual

Contoh format faktur pajak manual yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

3. Penomoran Faktur Pajak Manual
Setiap faktur pajak manual harus memiliki nomor urut sesuai dengan aturan yang ditetapkan DJP. Penomoran faktur pajak terdiri dari dua bagian, yaitu kode transaksi dan kode cabang. PKP juga harus memastikan bahwa nomor faktur tidak melompat atau terduplikasi, karena DJP bisa menganggap hal ini sebagai pelanggaran.

4. Hitung PPN Secara Akurat
PPN yang harus dicantumkan dalam faktur pajak manual adalah 10% dari harga jual barang atau jasa. Pastikan perhitungan PPN dilakukan dengan benar, karena kesalahan dalam perhitungan dapat menyebabkan revisi atau bahkan sanksi dari pihak pajak.

5. Simpan Arsip Faktur Pajak
Setiap faktur pajak yang telah dibuat harus disimpan dengan baik sebagai arsip. Arsip ini akan sangat penting ketika dilakukan audit oleh DJP. PKP diwajibkan untuk menyimpan faktur pajak manual selama lima tahun setelah penerbitan.

Kapan Faktur Pajak Manual Diperlukan?

Meskipun penggunaan e-Faktur telah diwajibkan sejak 2016, faktur pajak manual masih dibutuhkan dalam beberapa situasi, seperti:

• Kegagalan Sistem e-Faktur: Ketika sistem elektronik mengalami gangguan atau tidak bisa diakses, PKP dapat menerbitkan faktur pajak manual untuk sementara.
• Transaksi dengan Pihak yang Tidak Terdaftar dalam e-Faktur: Dalam kasus tertentu, jika pembeli tidak memiliki akses ke e-Faktur, faktur pajak manual bisa menjadi alternatif.

Namun, penting untuk dicatat bahwa setelah sistem e-Faktur kembali normal, faktur pajak manual harus di-input ulang ke dalam sistem elektronik dalam jangka waktu yang telah ditetapkan oleh DJP.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Membuat Faktur Pajak Manual

Walaupun membuat faktur pajak manual terdengar sederhana, masih banyak PKP yang melakukan kesalahan. Beberapa kesalahan umum yang sering terjadi adalah:

• Penomoran Faktur yang Tidak Berurutan: Hal ini dapat menyebabkan masalah saat dilakukan pemeriksaan oleh DJP.
• Penghitungan PPN yang Salah: Kesalahan dalam perhitungan PPN bisa berakibat pada pembayaran pajak yang tidak sesuai.
• Tidak Mencantumkan Identitas yang Lengkap: Faktur pajak manual yang tidak mencantumkan informasi penjual dan pembeli dengan lengkap bisa dianggap tidak sah.
• Kesalahan dalam Tanggal Faktur: Tanggal yang dicantumkan dalam faktur pajak harus sesuai dengan tanggal transaksi yang sebenarnya. Kesalahan dalam penulisan tanggal dapat menyebabkan DJP mempertanyakan validitas faktur tersebut.

Apa Sanksi yang Diberikan jika Faktur Pajak Manual Tidak Sesuai?

DJP memiliki aturan ketat terkait pembuatan faktur pajak. Jika PKP terbukti membuat faktur pajak manual yang tidak sesuai dengan ketentuan, sanksi yang diberikan bisa berupa:

• Denda Administrasi: DJP bisa mengenakan denda hingga 2% dari nilai transaksi jika ditemukan adanya kesalahan dalam faktur pajak.
• Sanksi Pidana: Dalam kasus yang lebih serius, PKP bisa dikenakan sanksi pidana jika terbukti melakukan pemalsuan faktur pajak atau penggelapan pajak.

Baca juga : Pendidikan Terakhir Perawat: Mewujudkan Tenaga Kesehatan yang Berkualitas

Kelebihan dan Kekurangan Membuat Faktur Pajak Manual

Meskipun sebagian besar PKP kini menggunakan e-Faktur, faktur pajak manual masih memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Kelebihan:

• Tidak Bergantung pada Sistem Elektronik: Faktur pajak manual bisa dibuat meskipun sistem e-Faktur sedang mengalami gangguan.
• Cocok untuk Transaksi Skala Kecil: Untuk bisnis kecil yang belum memiliki volume transaksi yang besar, faktur pajak manual bisa menjadi solusi yang lebih praktis.

Kekurangan:

• Rawan Kesalahan: Pembuatan faktur pajak manual lebih rentan terhadap kesalahan, terutama dalam hal penomoran dan penghitungan PPN.
• Lebih Lambat: Dibandingkan dengan e-Faktur, pembuatan faktur pajak manual membutuhkan waktu lebih lama karena semua proses dilakukan secara manual.

FAQs

Apa yang dimaksud dengan faktur pajak manual?
Faktur pajak manual adalah faktur pajak yang dibuat tanpa menggunakan sistem elektronik, seperti e-Faktur. Dokumen ini masih sah selama memenuhi syarat yang telah ditetapkan DJP.

Apakah faktur pajak manual masih diperbolehkan?
Ya, faktur pajak manual masih diperbolehkan dalam situasi tertentu, seperti ketika sistem e-Faktur mengalami gangguan atau untuk transaksi dengan pihak yang belum terdaftar di e-Faktur.

Apa saja elemen penting dalam faktur pajak manual?
Elemen penting dalam faktur pajak manual antara lain nomor faktur, identitas penjual dan pembeli, deskripsi barang/jasa, harga jual, tarif dan jumlah PPN, serta tanda tangan penjual.

Bagaimana cara menghitung PPN dalam faktur pajak manual?
PPN yang harus dicantumkan dalam faktur pajak manual adalah 10% dari harga jual barang atau jasa yang diperjualbelikan.

Apakah faktur pajak manual harus disimpan?
Ya, faktur pajak manual harus disimpan sebagai arsip selama lima tahun setelah penerbitan untuk keperluan audit oleh DJP.

Apa sanksi jika faktur pajak manual tidak sesuai aturan?
PKP bisa dikenakan denda hingga 2% dari nilai transaksi atau bahkan sanksi pidana jika terbukti melakukan pemalsuan faktur pajak.

Kesimpulan

Membuat faktur pajak manual adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh setiap PKP, terutama dalam situasi di mana sistem elektronik tidak dapat digunakan. Dengan mengikuti langkah-langkah yang benar dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan, Anda dapat memastikan bahwa faktur pajak manual yang dibuat sah dan terhindar dari potensi sanksi.

Penulis : Yulis Afria