Cara Membuat Tanda Tangan Elektronik yang Sah dan Praktis

Di era digital, tanda tangan elektronik telah menjadi bagian penting dalam dunia bisnis dan administrasi. Dengan tanda tangan elektronik, Anda bisa menandatangani dokumen kapan saja dan di mana saja tanpa harus mencetak dan menandatanganinya secara manual. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan cara membuat tanda tangan elektronik yang praktis dan sah secara hukum, menggunakan berbagai metode yang mudah diikuti.

Mengapa Tanda Tangan Elektronik Penting?

Tanda tangan elektronik memungkinkan kita menandatangani dokumen elektronik, seperti kontrak, perjanjian, atau persetujuan, tanpa harus bertatap muka atau menggunakan kertas. Beberapa alasan mengapa tanda tangan elektronik penting, di antaranya:

1. Efisiensi dan Kecepatan: Menghemat waktu karena tidak perlu mencetak dan mengirimkan dokumen fisik.
2. Aksesibilitas: Tanda tangan elektronik bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja, asalkan ada akses internet.
3. Keamanan Lebih Baik: Dengan teknologi enkripsi, tanda tangan elektronik lebih aman dibandingkan tanda tangan manual yang bisa dipalsukan.
4. Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas dan mendukung konsep “paperless”.

Baca Juga : Review Film: My Punch-Drunk Boxer (2019) – Drama Olahraga Korea Selatan yang Menginspirasi

Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Tanda Tangan Digital

Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami perbedaan antara tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital:

• Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang dibuat secara elektronik pada dokumen digital. Ini bisa berupa tanda tangan berbentuk gambar atau simbol yang mewakili nama seseorang.
• Tanda Tangan Digital adalah bentuk tanda tangan elektronik yang memiliki sertifikasi keamanan yang lebih tinggi dengan enkripsi. Biasanya digunakan untuk dokumen penting yang memerlukan tingkat keamanan tinggi, seperti kontrak bisnis atau dokumen hukum.

Langkah-Langkah Membuat Tanda Tangan Elektronik

Ada berbagai cara untuk membuat tanda tangan elektronik. Berikut ini adalah beberapa metode yang bisa Anda gunakan sesuai kebutuhan dan perangkat yang Anda miliki.

1. Menggunakan Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader merupakan aplikasi populer yang memiliki fitur untuk menambahkan tanda tangan elektronik pada dokumen PDF.

• Unduh dan instal Adobe Acrobat Reader di perangkat Anda (tersedia di Windows, Mac, iOS, dan Android).
• Buka dokumen PDF yang ingin ditandatangani.
• Pilih opsi Fill & Sign atau Isi & Tanda Tangan di toolbar.
• Klik Sign atau Tanda Tangan, lalu pilih Add Signature atau Tambahkan Tanda Tangan.
  • Type: Jika Anda ingin mengetik tanda tangan menggunakan font tertentu.
  • Draw: Jika Anda ingin menggambar tanda tangan dengan mouse atau layar sentuh.
  • Image: Jika Anda sudah memiliki gambar tanda tangan yang tersimpan di perangkat.
• Letakkan tanda tangan di lokasi yang diinginkan dalam dokumen PDF, lalu simpan dokumen yang sudah ditandatangani.

2. Menggunakan Microsoft Word

Microsoft Word juga memungkinkan Anda membuat tanda tangan elektronik pada dokumen.

• Buka dokumen Word yang ingin ditandatangani.
• Klik Insert atau Sisipkan di toolbar atas, lalu pilih Signature Line atau Garis Tanda Tangan.
• Isi informasi yang diminta, seperti nama, jabatan, dan alamat email.
• Klik OK untuk menambahkan garis tanda tangan elektronik ke dokumen Anda.
• Jika Anda ingin menambahkan tanda tangan berbentuk gambar, pilih Insert Picture untuk memasukkan gambar tanda tangan transparan yang sudah Anda buat sebelumnya.

3. Menggunakan Layanan Tanda Tangan Elektronik Online (Misalnya, DocuSign atau SignRequest)

Beberapa layanan tanda tangan elektronik online menawarkan cara yang praktis dan aman untuk menandatangani dokumen. Beberapa layanan populer di antaranya DocuSign dan SignRequest. Berikut cara penggunaannya:

• Kunjungi situs DocuSign atau SignRequest di browser Anda.
• Daftar atau login ke akun Anda.
• Unggah dokumen yang ingin Anda tandatangani.
• Pilih Add Signature atau Tambahkan Tanda Tangan dan posisikan tanda tangan di tempat yang diinginkan.
• Unduh dokumen yang sudah ditandatangani setelah selesai.

Catatan: Beberapa layanan ini menawarkan versi gratis, tetapi untuk fitur lebih lengkap biasanya ada biaya langganan.

4. Menggunakan Aplikasi HP (Adobe Fill & Sign)

Adobe Fill & Sign adalah aplikasi mobile yang memungkinkan Anda menambahkan tanda tangan elektronik langsung di perangkat HP.

• Unduh Adobe Fill & Sign dari App Store atau Google Play.
• Buka dokumen PDF yang ingin ditandatangani di aplikasi.
• Pilih ikon tanda tangan di bagian bawah layar.
• Buat tanda tangan dengan menggambar di layar, atau unggah gambar tanda tangan.
• Letakkan tanda tangan di tempat yang diinginkan, dan simpan dokumen.

5. Menggunakan Aplikasi Notes di iPhone

Jika Anda pengguna iPhone, aplikasi Notes juga memiliki fitur yang memungkinkan Anda membuat tanda tangan elektronik:

• Buka dokumen PDF di aplikasi Notes.
• Ketuk ikon Share dan pilih Mark Up atau Tandai.
• Pilih Add Signature dan buat tanda tangan menggunakan jari Anda.
• Posisikan tanda tangan di tempat yang diinginkan dan simpan dokumen.

Tips Membuat Tanda Tangan Elektronik yang Sah

1. Gunakan Aplikasi yang Terpercaya: Pastikan aplikasi atau layanan yang Anda gunakan memiliki reputasi baik, seperti Adobe, DocuSign, atau Microsoft.
2. Pilih Format File yang Tepat: Untuk menjaga keamanan dan keaslian tanda tangan, simpan dokumen dalam format PDF yang lebih sulit diubah.
3. Hindari Tanda Tangan Manual yang Dipindai: Untuk dokumen penting, gunakan tanda tangan elektronik yang langsung dibuat pada perangkat digital untuk meningkatkan keamanan.

Keamanan Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik umumnya lebih aman dibandingkan tanda tangan manual karena memanfaatkan teknologi enkripsi. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan Enkripsi pada Dokumen: Banyak aplikasi tanda tangan elektronik menyertakan opsi untuk mengenkripsi dokumen. Enkripsi ini membuat dokumen lebih aman dan hanya bisa diakses oleh penerima yang memiliki kata sandi.
2. Gunakan Sertifikat Digital: Untuk dokumen yang membutuhkan keamanan tinggi, pertimbangkan untuk menggunakan sertifikat digital yang berfungsi sebagai pengesahan atas tanda tangan Anda.

FAQ tentang Tanda Tangan Elektronik

Apakah tanda tangan elektronik sah secara hukum?
Ya, di Indonesia tanda tangan elektronik diakui secara sah berdasarkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE).

Bagaimana cara memastikan tanda tangan elektronik tidak disalahgunakan?
Gunakan aplikasi tanda tangan elektronik yang memiliki enkripsi dan sertifikasi untuk keamanan data. Anda juga bisa menyimpan dokumen dalam format PDF dengan kata sandi.

Apakah tanda tangan elektronik bisa digunakan untuk semua jenis dokumen?
Sebagian besar dokumen umum bisa ditandatangani secara elektronik. Namun, beberapa dokumen legal tertentu mungkin memerlukan tanda tangan manual atau tanda tangan elektronik yang bersertifikat khusus.

Apakah aplikasi tanda tangan elektronik gratis?
Ada beberapa aplikasi yang menawarkan layanan gratis seperti Adobe Acrobat Reader atau SignRequest, tetapi ada juga layanan premium dengan fitur tambahan yang berbayar.

Kelebihan dan Kekurangan Tanda Tangan Elektronik

Kelebihan:

• Praktis: Bisa dilakukan dari mana saja.
• Ramah Lingkungan: Mengurangi penggunaan kertas.
• Aman: Tanda tangan elektronik umumnya lebih sulit dipalsukan.

Kekurangan:

• Biaya: Beberapa aplikasi memiliki biaya berlangganan.
• Terbatas pada Perangkat Tertentu: Tidak semua aplikasi mendukung semua perangkat.

Kesimpulan

Tanda tangan elektronik menawarkan cara modern dan efisien untuk menandatangani dokumen tanpa perlu mencetak atau memindai kembali. Dengan berbagai metode dan aplikasi yang tersedia, Anda bisa menambahkan tanda tangan elektronik pada dokumen digital dengan mudah dan aman. Baik untuk kontrak bisnis, persetujuan dokumen, atau keperluan administratif lainnya, tanda tangan elektronik adalah solusi yang praktis dan sah. Semoga panduan ini membantu Anda membuat tanda tangan elektronik yang sesuai dengan kebutuhan Anda!

Penulis : Mutiara Bunga