Cara Membuat Tembusan Surat: Panduan Lengkap untuk Keperluan Resmi

Dalam dunia administrasi, baik itu di perusahaan, lembaga pemerintah, atau instansi lainnya, tembusan surat sering kali digunakan untuk memberi salinan surat kepada pihak ketiga yang relevan. Meskipun terlihat sederhana, membuat tembusan surat yang benar sangat penting untuk memastikan komunikasi yang efektif dan sah. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang cara membuat tembusan surat yang tepat dan sesuai dengan prosedur.

Apa Itu Tembusan Surat?

Tembusan surat adalah salinan dari surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang tidak langsung terkait dengan isi surat tersebut, namun perlu mengetahui atau terlibat dalam hal tersebut. Tembusan surat sering kali digunakan dalam komunikasi resmi, di mana surat utama ditujukan kepada satu pihak, sementara tembusan diberikan kepada pihak lain yang memiliki kepentingan atau peran terkait.

Fungsi Tembusan Surat

Sebelum membahas lebih jauh tentang cara membuat tembusan surat, penting untuk mengetahui fungsinya terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa fungsi utama tembusan surat:

1. Memberikan Informasi yang Diperlukan
   Tembusan digunakan untuk memberi informasi yang relevan kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tanpa menjadi penerima utama.
2. Mendokumentasikan Komunikasi
   Tembusan surat membantu mendokumentasikan komunikasi atau keputusan yang dibuat dalam surat utama, sehingga pihak lain dapat mengetahui perkembangan yang terjadi.
3. Menjaga Transparansi
   Dengan memberikan tembusan kepada pihak lain, komunikasi menjadi lebih transparan dan mencegah terjadinya kebingungan atau kesalahpahaman.
4. Mengikuti Prosedur Administrasi
   Dalam beberapa organisasi, mengirimkan tembusan surat adalah bagian dari prosedur administratif yang harus diikuti untuk memastikan semua pihak terkait mendapatkan informasi yang relevan.

Langkah-Langkah Cara Membuat Tembusan Surat

Sekarang, mari kita bahas langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk membuat tembusan surat yang benar dan sesuai dengan standar administratif.

1. Menulis Surat Utama

Sebelum membuat tembusan, Anda harus menulis surat utama terlebih dahulu. Surat utama ini akan berfungsi sebagai surat resmi yang ditujukan kepada pihak pertama. Dalam surat ini, pastikan Anda menyertakan informasi yang jelas dan lengkap, seperti tanggal, nomor surat, tujuan surat, dan isi yang sesuai dengan kepentingan pihak pertama.

2. Menentukan Pihak yang Akan Menerima Tembusan

Setelah menulis surat utama, langkah berikutnya adalah menentukan siapa saja yang perlu menerima tembusan surat. Pihak yang menerima tembusan biasanya adalah mereka yang memiliki kepentingan dalam masalah yang dibahas dalam surat utama. Pihak-pihak ini bisa berupa atasan, kolega, atau departemen lain dalam organisasi yang memerlukan informasi terkait.

3. Menyusun Bagian Tembusan Surat

Bagian tembusan surat biasanya diletakkan di bawah isi surat utama. Tembusan dituliskan dengan jelas menggunakan kata “Tembusan” diikuti dengan daftar nama atau jabatan pihak yang menerima tembusan. Format penulisan tembusan biasanya seperti berikut:

markdownSalin kodeTembusan:
1. [Nama Pihak 1] – [Jabatan atau Instansi]
2. [Nama Pihak 2] – [Jabatan atau Instansi]

Pastikan untuk menuliskan nama atau jabatan penerima tembusan dengan benar dan lengkap. Jika surat ditujukan untuk banyak pihak, Anda dapat menambahkan beberapa nama dalam daftar tembusan tersebut.

Baca Juga:Inspirasi Pendidikan Anak: Menumbuhkan Generasi Cerdas dan Berkarakter

4. Menggunakan Format yang Tepat

Setelah tembusan ditulis, pastikan Anda memformat surat secara profesional. Gunakan font yang mudah dibaca, seperti Arial atau Times New Roman dengan ukuran font yang standar, misalnya 12. Jarak antar baris surat juga harus disesuaikan dengan baik untuk membuatnya tampak rapi dan terstruktur.

5. Menyertakan Nomor Surat dan Tanggal

Jangan lupa untuk mencantumkan nomor surat dan tanggal pada tembusan. Ini penting agar penerima tembusan dapat mengetahui kapan surat tersebut dikeluarkan dan dapat mengidentifikasi surat dengan mudah jika diperlukan.

6. Memastikan Keakuratan dan Kejelasan

Sebelum surat dikirimkan, pastikan tembusan yang Anda buat sudah benar dan jelas. Periksa kembali apakah nama penerima tembusan sudah sesuai dan apakah isi surat utama sudah lengkap. Mengirimkan tembusan yang salah atau tidak akurat dapat menyebabkan kebingungan di kemudian hari.

Contoh Format Tembusan Surat

Berikut adalah contoh format tembusan surat yang bisa Anda gunakan sebagai acuan:

[Nama Perusahaan/Instansi]
Alamat Lengkap
Nomor Surat: [Nomor Surat]
Tanggal: [Tanggal Surat]

Perihal: [Judul atau Perihal Surat]

Yth. [Nama Penerima Surat Utama]
[Jabatan]
[Alamat Penerima Surat Utama]

Dengan hormat,
[Isi Surat Utama]

Tembusan:

1. [Nama Pihak 1] – [Jabatan atau Instansi]
2. [Nama Pihak 2] – [Jabatan atau Instansi]
3. [Nama Pihak 3] – [Jabatan atau Instansi]

Hormat kami,
[Penandatangan Surat]
[Jabatan Penandatangan Surat]

Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Membuat Tembusan Surat

Meskipun cara membuat tembusan surat terlihat sederhana, terdapat beberapa kesalahan yang sering dilakukan. Berikut adalah beberapa kesalahan yang harus Anda hindari:

1. Tembusan Tidak Jelas
   Jangan sampai pihak yang menerima tembusan tidak tahu kenapa mereka menerima surat tersebut. Pastikan untuk menuliskan tembusan dengan jelas dan tepat.
2. Mengirim Tembusan ke Pihak yang Tidak Relevan
   Pastikan tembusan hanya diberikan kepada pihak yang memang membutuhkan informasi tersebut. Jangan mengirim tembusan secara sembarangan, karena hal ini dapat mengganggu efektivitas komunikasi.
3. Tidak Memeriksa Kembali Nama dan Jabatan
   Kesalahan kecil seperti salah menuliskan nama atau jabatan penerima tembusan bisa berakibat fatal, terutama dalam komunikasi resmi.
4. Mengabaikan Format Penulisan
   Mengabaikan format penulisan yang rapi dan jelas dapat menyebabkan surat terkesan tidak profesional.

Kesimpulan

Membuat tembusan surat yang benar merupakan langkah penting dalam proses administrasi yang tidak boleh diabaikan. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas, Anda dapat memastikan bahwa surat yang dikirimkan tepat sasaran dan efektif dalam menyampaikan informasi kepada pihak terkait. Selain itu, memformat tembusan surat dengan benar dan menghindari kesalahan yang umum terjadi dapat meningkatkan profesionalisme komunikasi Anda, baik di dalam maupun di luar organisasi.

Penulis:anin