Cara Membuat TTD di Excel: Panduan Lengkap untuk Menandatangani Dokumen Secara Digital

Tanda tangan merupakan salah satu elemen penting dalam proses administrasi dan pengesahan dokumen. Di dunia digital saat ini, proses penandatanganan dokumen yang dulunya dilakukan secara manual dengan tinta kini dapat dilakukan secara elektronik menggunakan berbagai perangkat lunak, termasuk Microsoft Excel. Excel tidak hanya digunakan untuk mengolah data angka, tetapi juga dapat digunakan untuk membuat tanda tangan digital (TTD) yang sering digunakan dalam dokumen laporan, perjanjian, dan kontrak.

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara membuat TTD di Excel, mulai dari pengertian TTD di Excel, metode pembuatan tanda tangan, hingga cara menggunakan TTD di dalam dokumen Excel untuk berbagai keperluan administrasi.

Apa Itu TTD di Excel?

Tanda tangan digital (TTD) di Excel adalah bentuk tanda tangan yang diterapkan dalam dokumen Excel untuk memverifikasi keaslian dokumen atau persetujuan terhadap isi dokumen tersebut. Biasanya, tanda tangan ini berbentuk gambar atau tanda tangan yang digambar langsung menggunakan alat input seperti mouse, stylus, atau perangkat lainnya.

Salah satu cara untuk membuat TTD di Excel adalah dengan menggambar tanda tangan menggunakan fitur Drawing (menggambar) atau menyisipkan gambar tanda tangan yang sudah ada. Excel memungkinkan Anda untuk menambahkannya sebagai gambar atau menggunakan fitur lain untuk membuat tanda tangan yang lebih interaktif, seperti menggunakan tanda tangan digital yang terintegrasi dengan sertifikat digital.

Mengapa Membuat TTD di Excel?

Membuat TTD di Excel memiliki beberapa manfaat utama, baik untuk keperluan pribadi maupun profesional, antara lain:

1. Efisiensi Administrasi: Dengan TTD di Excel, Anda dapat langsung menandatangani dokumen tanpa harus mencetak, menandatangani secara manual, dan memindai kembali dokumen.
2. Keamanan: TTD digital dapat menggunakan enkripsi untuk memastikan keaslian dokumen dan menghindari manipulasi setelah dokumen ditandatangani.
3. Praktis dan Hemat Biaya: Tidak perlu pengeluaran untuk kertas, tinta, atau biaya pengiriman. Proses penandatanganan bisa dilakukan langsung dari perangkat komputer atau ponsel pintar.
4. Pengelolaan Dokumen yang Lebih Baik: Dengan TTD di Excel, Anda bisa lebih mudah melacak dokumen yang telah ditandatangani, terutama dalam konteks dokumen yang melibatkan banyak pihak.

Cara Membuat TTD di Excel

Berikut ini adalah beberapa cara untuk membuat TTD di Excel. Anda dapat memilih metode yang sesuai dengan kebutuhan Anda, mulai dari membuat TTD gambar secara manual hingga menambahkan tanda tangan digital yang lebih aman.

1. Menggambar TTD Secara Manual di Excel

Excel menyediakan fitur untuk menggambar dengan menggunakan mouse, stylus, atau perangkat input lainnya. Anda dapat menggambar tanda tangan langsung di dalam dokumen Excel tanpa memerlukan perangkat lunak tambahan.

Langkah-langkah menggambar TTD di Excel:

1. Buka Microsoft Excel: Mulailah dengan membuka dokumen Excel yang ingin Anda tambahkan tanda tangan.
2. Masuk ke Tab Insert: Di bagian atas layar, klik tab Insert.
3. Pilih Shapes: Pada menu Insert, pilih Shapes. Kemudian pilih bentuk Scribble, yang memungkinkan Anda menggambar dengan bebas di area lembar kerja.
4. Mulai Menggambar: Klik dan tahan mouse, lalu gambar tanda tangan Anda di area yang diinginkan pada lembar kerja. Anda bisa menggambar tanda tangan tangan Anda secara langsung menggunakan mouse atau stylus.
5. Atur Posisi dan Ukuran: Setelah selesai menggambar tanda tangan, Anda bisa mengubah ukuran dan memindahkan tanda tangan sesuai kebutuhan.
6. Mengubah Warna atau Gaya: Jika Anda ingin menyesuaikan warna atau gaya garis, klik kanan pada gambar tanda tangan dan pilih Format Shape. Anda dapat memilih warna garis, ketebalan, dan efek lainnya.

Meskipun cara ini praktis, hasil gambar tanda tangan mungkin kurang rapi jika menggunakan mouse. Untuk hasil yang lebih baik, Anda bisa menggunakan stylus atau tablet grafis.

Baca Juga : Review Film: My Punch-Drunk Boxer (2019) – Drama Olahraga Korea Selatan yang Menginspirasi

2. Menyisipkan Gambar Tanda Tangan ke dalam Excel

Jika Anda sudah memiliki gambar tanda tangan yang telah Anda buat sebelumnya, baik dengan menulis secara manual lalu memindainya atau membuat tanda tangan digital menggunakan perangkat lunak grafis, Anda dapat menyisipkan gambar tersebut ke dalam dokumen Excel.

Langkah-langkah menyisipkan gambar tanda tangan ke dalam Excel:

1. Siapkan Gambar Tanda Tangan: Pastikan gambar tanda tangan Anda sudah tersimpan dalam format gambar (PNG, JPG, atau JPEG). Idealnya, gambar tanda tangan harus memiliki latar belakang transparan (misalnya dalam format PNG), sehingga tanda tangan tampak lebih profesional.
2. Buka Dokumen Excel: Buka dokumen Excel yang akan diberi tanda tangan.
3. Pilih Tab Insert: Di menu atas, klik tab Insert, kemudian pilih Pictures.
4. Pilih Gambar Tanda Tangan: Cari dan pilih file gambar tanda tangan Anda yang sudah tersimpan di perangkat Anda.
5. Menyesuaikan Ukuran dan Posisi: Setelah gambar tanda tangan muncul di lembar kerja Excel, Anda bisa mengubah ukuran gambar atau memindahkannya ke posisi yang tepat di dokumen. Klik gambar, dan gunakan pegangan di sudut gambar untuk mengubah ukuran.
6. Menyesuaikan Gambar: Anda dapat menyesuaikan efek gambar tanda tangan dengan menggunakan fitur Format Picture untuk mengatur kontras, pencahayaan, dan efek lainnya.

Metode ini memungkinkan Anda untuk menggunakan tanda tangan yang lebih rapi dan profesional dibandingkan dengan menggambar langsung di Excel. Namun, pastikan gambar tanda tangan yang digunakan sudah jelas dan berkualitas tinggi.

3. Menggunakan Tanda Tangan Digital dengan Sertifikat

Untuk penggunaan yang lebih resmi dan aman, Anda dapat menggunakan tanda tangan digital dengan sertifikat yang mengautentikasi identitas Anda. Dengan menggunakan sertifikat digital, Anda dapat menandatangani dokumen Excel secara legal dengan cara yang aman dan terjamin. Tanda tangan digital memanfaatkan enkripsi dan dapat dipastikan tidak dimodifikasi setelah ditandatangani.

Langkah-langkah menambahkan tanda tangan digital di Excel:

1. Siapkan Sertifikat Digital: Anda perlu memperoleh sertifikat digital dari penyedia sertifikat yang sah, seperti DigiCert, GlobalSign, atau penyedia lainnya.
2. Buka Dokumen Excel: Setelah sertifikat digital siap, buka dokumen Excel yang ingin Anda tandatangani.
3. Pilih Tab Insert: Klik tab Insert, kemudian pilih Signature Line (Baris Tanda Tangan).
4. Konfigurasi Tanda Tangan: Akan muncul jendela Signature Setup, di mana Anda dapat mengisi informasi yang diperlukan, seperti nama, jabatan, dan instruksi tambahan untuk penanda tangan.
5. Pilih Sertifikat Digital: Setelah itu, klik OK, dan Excel akan meminta Anda untuk memilih sertifikat digital yang terpasang pada perangkat Anda.
6. Tandatangani: Setelah memilih sertifikat, Excel akan menambahkan tanda tangan digital di tempat yang telah ditentukan. Tanda tangan digital ini akan terhubung dengan sertifikat dan dienkripsi, memastikan keaslian dan keamanan dokumen.
7. Menyimpan Dokumen: Setelah tanda tangan digital ditambahkan, pastikan untuk menyimpan dokumen Excel Anda. Dokumen yang sudah ditandatangani secara digital akan menunjukkan status tanda tangan yang valid jika diverifikasi.

4. Menggunakan Fitur Data Validation untuk Verifikasi TTD

Anda juga dapat menggunakan fitur Data Validation di Excel untuk membuat proses verifikasi TTD lebih mudah. Fitur ini memungkinkan Anda menambahkan dropdown atau input field di sel Excel yang digunakan untuk memverifikasi siapa yang menandatangani dokumen.

1. Pilih sel yang akan diisi dengan informasi tanda tangan.
2. Klik kanan pada sel tersebut dan pilih Format Cells.
3. Pilih Data Validation dan atur agar hanya input tertentu yang bisa diterima (misalnya, nama atau ID penanda tangan).
4. Dengan cara ini, Anda dapat membuat sistem verifikasi yang lebih terstruktur di Excel.

Kesimpulan

Membuat tanda tangan (TTD) di Excel adalah cara yang efektif untuk menandatangani dokumen secara digital tanpa harus mencetak dan memindai dokumen fisik. Excel menyediakan berbagai cara untuk membuat tanda tangan, mulai dari menggambar tanda tangan secara manual, menyisipkan gambar tanda tangan, hingga menggunakan tanda tangan digital yang lebih aman dengan sertifikat digital. Proses ini sangat bermanfaat dalam meningkatkan efisiensi dan keamananan administrasi, serta mempermudah proses verifikasi dokumen dalam konteks bisnis maupun pribadi.

Dengan memahami cara-cara ini, Anda dapat memanfaatkan Excel tidak hanya sebagai alat pengolah angka, tetapi juga sebagai platform yang efektif untuk menandatangani dan mengelola dokumen secara digital.

Penulis : Mutiara Bunga