Panduan Lengkap: Prosedur dan Persyaratan dalam Menyusun Surat Pengunduran Diri beserta Contoh

Surat pengunduran diri, atau yang lebih dikenal dengan sebutan surat resign, adalah dokumen formal yang digunakan oleh karyawan untuk menyampaikan pemberitahuan resmi kepada atasan atau perusahaan mengenai niat mereka untuk mengundurkan diri dari posisi yang dijabat. Penulisan surat resign merupakan langkah penting dalam proses pengunduran diri, dan artikel ini akan membahas cara penyusunannya beserta syarat-syarat yang perlu diperhatikan, termasuk contoh surat resign.

Baca Juga : Panduan Penyusunan Daftar Pustaka: Contoh dan Langkah-langkahnya

Syarat-Syarat Pembuatan Surat Pengunduran Diri

Sebelum memulai penulisan surat resign, ada beberapa persyaratan yang perlu diperhatikan:

1. Tinjau Kontrak Kerja: Periksa kembali kontrak kerja Anda untuk memahami ketentuan terkait pemberitahuan pengunduran diri dan syarat lainnya. Beberapa perusahaan menetapkan periode pemberitahuan tertentu.
2. Lakukan Percakapan Pribadi: Disarankan untuk melakukan percakapan langsung dengan atasan atau departemen HR sebelum mengirimkan surat pengunduran diri. Ini merupakan praktik profesional yang baik.
3. Berikan Pemberitahuan yang Memadai: Usahakan untuk memberikan pemberitahuan yang cukup kepada perusahaan. Umumnya, pemberitahuan dua minggu dianggap standar, namun kebijakan perusahaan atau kontrak Anda mungkin memerlukan pemberitahuan yang lebih lama.
4. Siapkan Proses Exit: Bersiaplah untuk proses exit yang mungkin mencakup penyelesaian tugas yang tertunda, pelatihan pengganti, atau sesi wawancara keluar.

Langkah-Langkah Pembuatan Surat Pengunduran Diri

Berikut adalah langkah-langkah terperinci untuk menyusun surat pengunduran diri:

1. Pilih Format Surat: Surat pengunduran diri dapat disusun dalam format cetak atau digital. Pilih format yang sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
2. Sertakan Informasi Pribadi:
   • Nama lengkap.
   • Alamat tempat tinggal.
   • Nomor telepon dan alamat email.
   • Tanggal penulisan surat.
   • Penerima surat (biasanya atasan langsung atau departemen HR).
3. Tuliskan Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka profesional, seperti “Kepada Yth. [Nama Atasan]” atau “Kepada Yth. [Departemen HR]”.

Baca Juga : Ojol The Game: Merasakan Sensasi Menjadi Driver Ojek Online di Dunia Virtual

1. Nyatakan Pengunduran Diri: Sebutkan secara jelas bahwa Anda mengundurkan diri dari posisi Anda. Ini merupakan inti dari surat pengunduran diri.
2. Cantumkan Tanggal Pengunduran Diri: Sebutkan tanggal berlakunya pengunduran diri, umumnya dua minggu dari tanggal penulisan surat.
3. Alasan Pengunduran Diri (Opsional): Anda dapat menambahkan alasan pengunduran diri secara singkat dan positif, meskipun ini bersifat opsional.
4. Ucapan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih kepada perusahaan dan atasan atas kesempatan dan pengalaman yang telah Anda peroleh selama bekerja di sana.
5. Komitmen pada Proses Exit: Nyatakan komitmen Anda untuk membantu proses exit dan menyelesaikan tugas-tugas yang belum selesai.
6. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang profesional, seperti “Hormat Saya” atau “Terima Kasih”.
7. Tanda Tangan: Jika surat ditulis dalam format fisik, tandatangani surat tersebut. Untuk format digital, tanda tangan elektronik dapat digunakan.
8. Saksi (Opsional): Menyertakan saksi sebagai bukti keaslian tanda tangan adalah opsional dan tidak selalu diperlukan.

Contoh Surat Pengunduran Diri

Berikut adalah contoh sederhana surat pengunduran diri:

[Alamat Anda]
[Tanggal]

Kepada Yth.,
[Nama Atasan atau Departemen HR]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Surat Pengunduran Diri

Dengan ini, saya, [Nama Anda], menyatakan pengunduran diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan]. Pengunduran diri ini akan efektif mulai [Tanggal Pengunduran Diri], dengan pemberitahuan selama dua minggu sesuai kebijakan perusahaan.

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah saya peroleh selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya menghargai semua pembelajaran dan pencapaian yang telah kami raih bersama selama periode kerja saya di sini.

Saya berkomitmen untuk membantu dalam proses exit dan menyelesaikan tugas-tugas yang masih ada. Mohon informasikan jika ada hal lain yang perlu saya lakukan untuk memperlancar proses ini.

Terima kasih sekali lagi atas kesempatan ini, dan saya berharap [Nama Perusahaan] akan terus sukses di masa depan.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Anda (jika surat fisik)]

Catatan: Contoh surat pengunduran diri di atas adalah format umum yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi pribadi Anda. Pastikan surat resign Anda tetap profesional dan positif.

Menyusun surat pengunduran diri adalah langkah penting dalam proses peralihan dari pekerjaan Anda. Pastikan untuk mematuhi syarat-syarat dan etika yang berlaku serta mengkomunikasikan pengunduran diri Anda dengan baik kepada atasan atau departemen HR perusahaan Anda. Dengan surat pengunduran diri yang baik, Anda dapat meninggalkan pekerjaan dengan cara yang profesional dan mempertahankan hubungan yang baik dengan perusahaan.

Penulis : Farid